Tugas penting seorang manajer adalah mengambil keputusan atau kebijakan operasional. Keputusan penting yang diambil seorang manajer adalah menentukan cara menggunakan evaluasi dan analisis kerja. Penggunaaan system untuk mengevaluasi dan menganalisis hasil karya, antara lain ciri khas individual, misalnya inisiatif, keterikatan, kemampuan tehnis , dapat diandalkan, dan metode-metode kerja misalnya Manajemen berdasar sasaran?MBS ( MBO/Manajemen By Objectives), Pengendalian Mutu Terpadu/PMT (TQC/ Total Quality Control).
Pengertian dan Kegiatan Evaluasi dan Analisis Kinerja
1. Evaluasi Kinerja
Adalah kegiatan untuk menilai orang-orang atau karyawan yang dilakukan oleh manajer dengan menggunakan kriteria tertentu agar dapat dijauhkan dari unsure subjektivitas.
Menurut Gibson, dkk (1989: 488), tujuan evaluasi kinerja adalah untuk :
1) Mencapai suatu kesimpulan yang evaluative atau yang memberi pertimbangan mengenai hasil karya
2) Mengembangkan karya melalui program
3) Meningkatkan pengertian manajerial bagi para manajer
Tujuan khusus kegiatan evaluasi kinerja , misalnya :
1) Motivasi meningkat, sebab kebutuhan –kebutuhan bawahan dapat diidentifikasi, missal : kebutuhan pelatihan dan pengembangan
2) Harapan Promosi, karena ada evaluasi yang berkaitan dengan efektivitas, keputusan seleksi dan penempatan pada posisi yang lebih tinggi
3) Kenaikan gaji dan upah, yang dihasilkan dari evaluasi produktivitas
4) Perencanaan sumber daya manusia, karena ada perbandingan antara kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia.
5) Adanya kesadaran manajerial yang terus meningkat karena ia memahami keberadaan dan persoalan bawahan.
6) Adanya kesadaran bawahan yang juga meningkat karena ada perhatian manajer terhadap kinerjanya
7) Kegiatan pemindahan dan hukuman( penundaan kenaikan gaji, penundaan kenaikan pangkat, pemberhentian sementara, dll), karena adanya catatan buruk karyawan.
Informasi yang diperolaeh dari kegiatan evaluasi kinerja (misalnya kurang keterampilan teknis dan kerja sama, teknik pemecahan masalah, dll) setelah dianalisis, dapat dijadikan dasar untuk perencanaan pelatihan dan pengembangan karyawan. Selain itu informasi tersebut dapat menghindarkan rasa pilih kasih dalam pemecahan-pemecahan masalah pengembangan para karyawan, yang sering mengakibatkan adanya perilaku negatif, misalnya semangat kerja dan motivasi menurun dan ketidakpuasan.
2. Kriteria Evaluasi
Ktiteria yaitu ukuran yang bergantung dan dapat diramalkan untuk menilai efektifitas kerja karyawan secara individual. Kriteria ini dapat bersifat fisiologis( misalnya stress) apabila ada permintaan peningkatan produktivitas). Dapat bersifat psikologis ( misalnya ada rasa keterikatan kepada organisasi).
Ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi untuk menetapkan kriteria, yaitu :
1) Kriteria harus relevan dan sah bagi individu dan organisasi. Syarat ini berkaitan dengan rasa keadilan dan kepentingan semua pihak.
2) Kriteria harus mantap dan dapat dipercaya (stable and reliable). Syarat ini perlu karena dapat berlaku dalam waktu dan kondisi yang berbeda.
3) Kriteria harus dapat membedakan karyawan yang mempunyai kinerja baik dan karyawan yang mempunyai kinerja buruk.
4) Kriteria harus bersifat praktis( dapat dilaksanakan) dan berguna bagi yang dinilai dan yang menilai.
3. Analisis Kinerja
Analisi pekerjaan (job analysis) merupakan kegiaytan untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang menyangkut pekerjaan.
Manajer perlu memeriksa pekerjaan dan organisasi perlu membagi-bagi tugas ke dalam beberapa pekerjaan individual.dengan analisis pekerjaan yang menampilkan cirri-ciri khas tugas dapat dikembangkan suatu kegiatan yang merangkum pekerjaan yang benar-benar yang dilaksanakan oleh seorang karyawan. Dengan analisis pekerjaan yang menampilkan cirri-ciri khas tugas dapat dikembangkan siatu kegiatan yang merangkum pekerjaan yang benar-benar dilaksanakan oleh seorang karyawan. Hal tersebut dinamakn uraian tugas (job description). Kemudian pekerjaan atau tugas tersebut diberi nilai, sehingga organisasi dapat menghubungkan antara nilai suatu pekerjaan dan nilai pekerjaan lain. Pemberian nilai ini disebut sebagai bevaluasi pekerjaan (job evaluation).
4. Proses analisis
Secara umum , menurut Pace & faules (1998:387-394) ada lima tahap kegiatan analisis, yaitu
1) Tahap 1 : Pokok persoalan (point of concern)
Langkah awal suatu analisis adalah menentukan permasalahan, yang seringkali agak sulit cara menentukannya. Ada dua bentuk pokok permasalahan, yaitu
a) Gejala-gejala yang dapat mengelabuhi manajer, yang dikira menjadi masalah pokok apabila tidak teliti menganalisisnya.
Yang disebut gejala adalh tanda-tanda yang muncul karena ada permasalahan namun bukan hasil permasalahan.
Contohnya, jumlah ketidakhadiran karyawan bukanlah permasalahan, tetapi adanya gejala masalah serius dalam organisasi misalnya iklim organisasiyang negative, yang tidak diharapkan.
b) Konsekuensi-konsekuensi masalah dasar
Konsekuensi adalah hasil suatu kondisi yang tidak diharapkan dalam organisasi. Contohnya keluhan dan caci maki adalah gejala suatu masalah, misalnya penyelia yang tidak cocok dan tidak diinginkan karyawan karena penyelia tidak efektif.
2) Tahap 2 : Pokok Dokumentasi
Apabila permasalahan dapat diidentifikasi dan diketahui maka tahap berikutnya adalah membuat dokumentasi permasalahan tersebut. Tujuan tahap kedua ini adalah menemukan mengapa seseorang atau organisasi menderita sakit yang ditandai adanya pokok permasalahan. Pokok persoalan menunjukan telah terjadi sesuatu yang salah. Tahap kedua ini memberikan informasi yang dapat mengungkapkan apa kemungkinan penyebabnya.
3) Tahap 3 : Pokok Pilihan
Tahap ketiga analisis meliputi pengembangan seperangkat data, prinsip, atau situasi yang dapat digunakan untuk sebagai pedoman atau pilihan-pilihan untuk perbandingan. Tujuan pedoman adalah membantu menunjukan perbedaan-perbedaan antara situasi yang tidak ada masalah dan situasi yang ada masalah dan sedang dianalisis.
4) Tahap 4 ; Pokok Perbandingan
Pokok perbandingan adalah kegiatan sebagai upaya untuk menentukan permasalahn yang didokumentasikan dapat mewakili atau tidak terhadap kegiatan-kegiatan dalam organisasi yang menyimpang dari pilihan dan pedoman-pedoman.
Terdapat dua pendekatan untuk dapat melakukan perbandingan dan mengetahui definisi permasalahan , yaitu :
a. Pendekatan sikap dan perilaku reaktif, yaitu setelah muncul masalah
Pendekatan reaktif dilakukan dengan cara melihat organisasi yang sedang berfungsi dan menjelaskan permasalahan yang muncul sebagai sesuatu yang menyimpang dan bagaimana proses mengatasi. Masalah ini dapat diketahui dengan membandingkan fungsi yang sedang berlangsunbg dengan yang seharusnya terjadi. Apabila ada perbedaan , maka hal ini menunjukan sedang ada masalah.
b. Pendekatan proaktif dilakukan dengan menjelaskan adanya perbedaan antara yang seharusnya dan yang akan terjadi. Kegiatan ini dilakukan ketika belum terjadi penyimpangan fungsi.
Apabila terjadi penyimpangan maka penyimpangan ini adalah masalah , yaitu garis yang menurun. Namun dalam perencanaan dapat saja dibuat suatu simulasi tentang kemungkinan adanya penyimpangan( yang ditunjukan dengan garis keatas) pabila tidak ada cara pencegahan dalam perencanaan. Garis dasar, adalah garis awal( apa yang terjadi sekarang) dimana dari garis tersebut dapat dilihat adanya penyimpangan-penyimpangan. Pendekatan reaktif digunakan untuk menganalisis penyimpangan. Sedangkan pendekatan proaktif digunakan untuk mencegah terjadi penyimpangan, yang dilakukan pada tahap perencanaan.
5) Tahap 5 : Pokok Klasifikasi
Tahap ini adalah kegiatan untuk menentukn bentuk masalah yang muncul dalam organisasi. Ada tiga bentuk masalah, yaitu :
a) Masalah yang berhubungan dengan kekurangan pengetahuan sikap dan perilaku serta keterampilan karyawan
b) Masalah yang berhubungan dengan fungsi-fungsi manajemen, yaitu manajer kurang mampu merencanakan , mengorganisasikan, menemptakan karyawan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya non manusia dan manusia.
c) Masalah yang berhubungan dengan konseptualisasi dan perencanaan visi dan misi , posisi, tugas, tanggung jawab dan wewenang.
Tahap klasifikasi masalah ini sangat penting diidentifikasi karena dapat mempengaruhi pengeluaran biaya fisik dan manusia yang besar. Dengan melakukan tahap klasifikasi , maka kan dapat dihemat pengeluaran yang tidak perlu dan dapat diperoleh metode dan strategi yang tepat untuk memecahkan masalah-masalah sumber daya manusia , misalnya.
